Paperless Office

3 naročniki

Hej.

V zadnjih tednih sem se malo bolj resno spravil v paperless logiko:
- poskeniral vse stare racune, bancne izpiske (ter jih nato spravil skozi shredder)
- spravil vse pomembne podatke v Evernote notebooke
- narocniske datoteke dal v shared mape, do kateri lahko tudi sami dostopajo ter dopolnjujejo

Zaenkrat uporabljam:
Evernote (na slikah tudi sami izvajajo OCR)
Kombinacija flatbed skenerja + android OCR "fotoskenerja", narocen se ADF skener
Abbyy Finereader (JPG>PDF/A oz. Scanner>PDF/A)

Zaenkrat se vrtim okoli naslednjih vprasanj:

1. Kako je pri uveljavljanju garancije? Je skeniran racun in skenirana garancija dovolj ali je treba ohranjat originale?

2. Kako je z uporabo skenov racunov za stroske? Je tudi tukaj treba ohranit originale?

3. A je potrebna kaka minimalna resolucija za uradno uporabnost skeniranih dokumentov? Je 300 dpi dovolj?

Kaksno kombinacijo paperlessa pa uporabljate vi?

Disclaimer: Govorim bolj ali ne iz glave, v enem izmed podjetij kjer sem delal, smo se ukvarjali iz "dematerializacijo" poslovanja. Je pa od tega že 2 leti, tko da so mi informacije malce "padle ven". :)

Če se pravilno spomnim, moraš v vsakem primeru hranit uradno papirologijo, razen če imaš skenirane stvari arhivirane po zahtevah elektronskih arhivov (in Slovenija je grozna okrog tega). To pomeni, da imaš 2 opciji:
- vzpostavit lasten arhiv (kar pride v poštev samo za ogromne firme, ker je huge strošek, dolg postopek, ubijalske zahteve)
- uporabljat storitve, ki jih nudijo ponudniki elektronskega arhiviranja. Z njimi se zmeniš, da ti naredijo account, potrebuješ pa digitalno potrdilo za dostop in pa statičen IP (SSL pač). Glede obračunavanja storitve pa mislim, da gre za več variant: na število arhiviranih dokumentov, na zakupljen prostor in na porabljen prostor.

Še enkrat: beri disclaimer, ne bom stavil roke za napisano :)

Kolikor vem moraš imeti originalne račune, tako za garancijo kot tudi za davčno. Tako da upam, da tega nisi uničil. Račune moraš pa hraniti 10(?) let.