Računi, digitalni podpis vs. tiskanje, pdf

9 naročnikov

Živjo mojstri.

Zadnje čase malo raziskujem v smeri elektronskih podpisov računov. Tiskanje, štemplanje in pošiljanje po navadni pošti, se mi zdi za čas v katerem živimo, precej odveč.

Kako se s tem 'spopadate' vi? Pošiljate fizične račune vsem strankam?
Kako ste uredili elektronski podpis?
Ste seznanjeni z zakonom o elektronskem podpisu?

Članek na temo elektronskih podpisov.

Konkretno, s tem se ukvarja podjetje SETTCE.

Oni nudijo celovito rešitev (hramba, pošiljanje, podpisovanje). Po mojem raziskovanju, problematično implementirati v nek že obstjoeč sistem.

Veste kako morate po zakonu hraniti digitalne račune?

Nepreverjena informacija iz davčne uprave Kranj, celo pravi da lahko podpis enostavno skeniramo in vključimo v PDF. Ta info mi je malo sumljiv. Kaj pravite?

Edit:
Zanimivo je tudi dejstvo, da računi, ki jih dobimo iz tujine (Google, Facebook, Mailchimp,...) niso nič podpisani in jih brez problema uveljavljamo kot stroške in so veljavni dokumenti.

Hvala, in lp

Ja, ampak v primeru kjer je storitev možno naročiti izključno preko spleta, z veljavnim E-mailom, pa to definitivno pride v poštev. Vsakemu, ki izrecno zateži za pisni račun, ga pač pošlješ - tu ne vidim problema.

Je kdo tukaj, ki je s pomočjo SETASIGN in SIGEN-CA certifikata, tako poslovanje že vzpostavil? Potrebuješ še kaj drugega?

Verjetno je potem potrebno urediti tudi poslovanje brez žiga.

Živjo!

Nekaj pojasnil na spodnjo debato:
tako je, e-računi morajo biti opremljeni za varnim e-podpisom (z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila). Recimo temu kar digitlani podpis (nekdo spodaj je že pojasnil razliko med "navadnim" elektronskim in digitalnim podpisom).

Ko izdajamo e-račun, se digitalni podpis ustvari avtomatsko znotraj aplikacije, ki izdela e-račun oziroma v okviru storitve ponudnika, kadar govorimo o outsourcingu. Primer takšne zunanje storitve je npr. eBiro (www.eBiro.eu), katere ponudnik je prav tako SETCCE. Mislim, da so največji SLO ponudnik rešitev in storitev za e-fakturiranje. Ponujajo storitev za najmanjša podjetja, ki lahko kar preko spletnega brskalnika (brez dodatne programske opreme) izdajajo e-račun, kot tudi za večje izdajatelje, pri katerih se storitev poveže z obstoječo računovodsko aplikacijo izdajatelja. Storitev eBiro poleg izdelave e-računa omogoča tudi njegovo distribucijo (tudi preko e-banke) in zakonsko skladno e-arhiviranje.

Če govorimo o zahtevnosti implementacije, je stvar naslednja: ali funkcionalnost e-računa zagotovi kar ponudnik ERP sistema (in s tem končni uporabnik oz. lastnik licence ERP sistema nima nič), ali pa se za to uporabi zunanja storitev. Pri slednjem pa sta spet dve možnosti:

1. zunanjo storitev za e-račune se uporablja preko spletnega vmesnika. Se pravi, v tem primeru ni potrebna nikakršna integracija. Mala in mikro podjetja, ki danes račune izdelujejo v wordu ali excelu (nimajo ERP sistema), bodo z veseljem uporabila zunanjo storitev, ki omogoča sistematičen vnos postavk računa, dodajanje prilog, urejanje popustov, določanje načina distribucije, sistematičen vpogled v pretekle račune itd. Še najbolje pri vsem skupaj je, da izdajatelj računov (uporabnik storitve) plača po dejanski uporabi, se pravi po številu izdanih računov. Brez začetne investicije. Poslovni učinki so na ta način takojšnji.

2. ponudnik ERP sistema se dogovori s ponudnikom storitve za e-račune in skupaj ustvarita paket, v katerem si delita prihodke. Končni uporabnik tako zunanjo storitev uporablja kar preko obstoječe ERP rešitve in ne vidi nobene razlike glede na prejšnje staje (razen, da ima v ERP sistemu po novem možnost izdati tudi e-račun). To, da se računi procesirajo na platformi zunanjega ponudnika (in prav tako arhivirajo v skladu z zakonodajo), končnega uporabnika ne obremenjuje. Prav tako kot pri točki 1., tudi tukaj plačuje storitev glede na dejanski obseg uporabe. Enostavno.

Pa še glede hrambe: SLO zakonodaja predpisuje več formatov za dolgoročno elektronsko hrambo (dolgoročno pomeni več kot 5 let, račune pa je po ZDDV potrebno hraniti 10 let po preteku leta, v katerem so bili izdani). Dva takšna formata sta PDF/A in XML. Obstajajo seveda tudi drugi, vendar za e-račune niso uporabni. »Pravi« e-račun je ponavadi v formatu XML (in ima digitalni podpis), da ga je pri prejemniku enostavno mogoče uvoziti v ERP rešitev ali plačati preko e-banke. In ponovno: ko govorimo o zunanji storitvi, je vanjo vključeno tudi e-arhiviranje. Verjemite, vzpostavitev lastnega e-arhiva znotraj podjetja, je VELIK (!!!) zalogaj in se ga lotevajo samo največje organizacije. Za srednje velika in mala podjetja je edina opcija uporaba zunanjega e-arhiva (kar seveda ne pomeni, da ne morejo imeti lastnih kopij za interne procese. Imamo pač zakomplicirano zakonodajo. Pomembno je samo, da so tisti kritični e-dokumenti in e-računi nekje hranjeni skladno z zakonodajo - če se davčni organ ali kak inšpektor vtakne v njih).

Mimogrede: za izdajo e-računa ni potrebno nikakršno soglasje od DURS, kot je nekdo omenjal spodaj. To velja že od leta 2006. Pomembno je samo, da se prejemnik strinja, da mu izdajatelj pošilja e-račun.
In ne se obremenjevati z zahtevnostjo vzpostavitve take rešitve in njene uporabe. To je stvar ponudnika ERP sistema ali pa ponudnika zunanje storitve. Končni uporabnik tu ne sme čutiti nobenih posledic! Sploh pa, če so zadaj dobri tehniki/programerji in nekdo, ki se spozna na vsebino in proces, je to mačji kašelj. Preverite svoje ponudnike!

Se stirnjam z zadnjim odstavkom predhodnika - ko smo mi preverjal, kako je s tem smo dobili odgovor, da vkolikor imamo v splošnih pravilih navedeno, da poslujemo elektronsko ter da je račun v elektronski obliki veljaven dokument - potem k stranka ob naročilu storitev to sprejem in se s tem stirnja - tako da ovir nebi smelo biti. Seveda, če kdo zahteva odlfashion račun se mu pa pošlje.