Kako imate urejeno interno dokumentacijo?

#1 Zdravo,
kako imate urejeno notranjo dokumentacijo?
Pravila, protokole, zadolžitve....

Mi smo imeli do sedaj v Google Docsih, ampak je problem, kot pri večini, da se razen izjem (npr. cenik), ne gre tja pogledat.

Zdaj bomo zadevo premestili na Zoho Learn, ki ima vsaj na videz boljše iskanje - semantično. Pa možnost kvizov (to že delamo prek njih) in internih tutorialov.

Kaj ste probali in ni delalo, poznate kakšen primer dobre prakse?

M

#2 Js poznam enga g33ka. M4r1n mu je ime. Ga lahko vprasam, kako bi on to z AI-jem pohekal. 🤓😎

On a more serious note … Si razmisljal, da bi se poigral s kaksnim Claudom in nalozil vsa navodila v project filese? S tem dobis instantno cel context v project in karkoli bos klepetel - ti ali kdo drug - z njim v tem chatu, bo imel ves context in lahko bil ekstremno uporaben. V teoriji :)

Imas tudi pametne konektorje: recimo Google Drive ali GitHub. Ce imate ze Google Drive, je dobeseno ena minuta, da uvozis fajle.

Baje celo sinhronizacija potem deluje avtomatsko. Torej, vsakic ko boste neki dodali ali spremenili v Google Drivu kar se tice teh procesov, se bo takoj “uvozilo” v Claude in bo od tam naprej imel sveze informacije.

Jaz zdaj pri developmentu postavljam taksno strukturo znotraj Claude-a. Da se context lepo preliva od zgoraj dol in horizontalno med projekti (tech, marketing, …). Js sicer uporabljam GitHub, ker generiram vecinoma MD file-e.

Imam pa double backup security: localni Google Drive v katerem imam github in ko pushem na github, imam takoj vse to v GD, GH in Claudu v project contextih. :)

#3 Haha

Sem probal in dela slabo. Se vedno prevec halucinira. Importal sem tudi vse anonimizirane support maile, ki so v tisocih, pa ne dela dobro niti za bazicne stvari. :D

Tebi deluje v redu?

#4 Jaz sem delal te stvari za par različnih firm. Moj go to software je notion, ki ga potem lepo razparceliram glede na potrebe.

Top level sekcije vključujejo npr:
- Podatke o podjetju, onboarding dokumente, glavne policyje, benefite, dopuste... Če je manjša firma tukaj not spravimo tudi dokumente povezane z zaposlovanjem novih članov, profile zaposlenih...

- Operations. Različni high level SOPji, checklisti, interna orodja, mogoče kakšne imenike vendorjev.

Potem pa za vsak oddelek oz. biz devision posebej.
- Product
- Sales
- Marketing
...

Vsaka sekcija vključuje dokumente, ki jih oddelek uporablja. Roadmape, playbooke, brand guideline...

Znotraj teh sekcij imam nekaj baz, ki jih dodam po defaultu:

- SOP database, kjer so shranjeni vsi SOPji. Ponavadi so Notion dokumenti, včasih tudi kak google doc, web doc... Glavno je, da vsi vejo kje na enem mestu na hitro najdejo postopke.

- Ker delam veliko z B2B SaaS firmami je običajno zraven baza pogodb in dogovorov. Enako kot zgoraj, vse na enem mestu, polinkano med sabo. Večinoma so te stvari sicer nekje v CRMju, ampak večkrat pride prav, da imajo tudi drugi teami dostop do pogodb, renewal datumov itd.

- Meeting notes: Zadnje čase avtomatizirano. Po vsakem sestanku se na ustvari nov zapis z linkom do strani, kjer imaš AI generiran transcription sestanka, povzetek in po želji kakšne komentarje.


Če je večja organizacija dodam še sekcijo "Knowledge base", kjer so različni članki oz. navodila za bolj pogosta vprašanja (kako si pišem dopust, kako zahtevam nov služben laptop...), v manjših je pa to kar v "Company info" sekciji.


Pravila, ki se jih morajo držati vsi, od direktorja do "čistilke".
- Vsaka stran ima točno enega ownerja, ki je odgovoren za stran.
- Vse strani, baze in drugih dokumenti imajo določeno sintakso poimenovanja. Ni bistveno kakšna je, važno, da se jo vsi držijo.
- Ker delam izključno z remote teami so vse strani vedno javne in dostopne vsem, razen v zelo specifičnih primerih.


Kot pri večini takih stvari sem mnenja, da je ta problem bolj organizacijske narave, ne toliko tehnični. Notion je kul, ker omogoča hitro kreiranje dokumentov, odlično povezljivost z drugimi orodji, template, dober search, zadnje čase soliden AI interface...

Amapk moj pristop je tak, da poskusim organizacijo postaviti tako, da bo podobno učinkovito delovala v najboj naprednem "AI powered" online orodju in na dobrem starem papirju. Če zadeva dela na papirju jo je mogoče s tehnologijo izboljšati, če zadeva ne dela na papirju, boš z novimi tooli in appi naredil samo večjo zmedo.


En sex offender in Jeffrey Epstein supporter, ki je v mladih letih ustanovil eno malo večjo IT firmo ima znan quote na to temo:

“The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

#5 zanimiv je https://thefusebase.com/ ( bivši Nimbus ) in njegova rešitev avtomatiziranih Customer portalov + interna vsebina

#6 Kot je napisal zgoraj @sasok, z Notion se da te zadeve kar fajn uredit. Videl že pri več firmah za kakšne zaposlitvene oglase itd. - primer: https://hospitable.notion.site/Applicant-Handbook-a60a560456f24c39b319b7ff2038069b

Mi smo sicer v prejšnji eCommerce agenciji imeli te zadeve spisane v Confluence (uporabljali smo Jira za project management in je blo najbolj smotrno) in potem za vsak projekt svoj page in pa en general za company zadeve, seveda vse to v kombinaciji z drugimi orodji:
- Scribe AI za razne SOP-je
- Loom za kakšne videje
- Draw.io za diagrame