Od oneman band do sistematiziranega podjetja

20 naročnikov

V Januarju 2017 sem šel na oddih v tujino (Španija), v Februarju pa sem se lotil sistematizirat eCommerce projek, ki tudi deluje v Španiji. Fitopets S.L. Oddih se je spremenil v 2x po 3 mesce delovni šprint.

V 6 mescih smo prišli iz one-man band, ki ve in vodi vse, do sistematiziranega & dokumentiranega podjetja, kjer se je lastnik dejansko odstranil od dnevnih operacij in bil prisoten le na tedenskih sestankih ter po potrebi odgovarjal na vprašanja, ki so se pojavila pri procesu sistematizacije.

Hkrati sem opravljal dvojno delo. Sistematizacija podjetja + prevzel sem CEO vlogo spletne trgovine, ki mi je omogočila velikanski vpogled v delovanje spletne trgovine. Ves pridobljen feedback sem pošiljal na Optiweb, kako optimizirat, izboljšat storitve za trgovce (hvala @Miha Lavtar za priložnost).

Brez ekipe ni nič. Aljaž, Klemen, Julija, Iztok, Patricia, Giulia - so vsi prispevali svoj del v to dokumentirano knjigo podjetja. Hvala! Je bilo precej izzivov, sploh, ker smo vsi remote.

Prvi del videota je kako poteka proces in kakšen je rezultat. Drugi del pa posnamem kasneje in bom dodal v to temo. Bom pa govoril kako sistematizacija dostikrat zadeve popolnoma poruši in postavi na novo.

>>>>>> VIDEO <<<<<<
https://youtu.be/MdYMk4qtKrw

Srčno upam, da bo komu, ki ima občutek:
- da ima vsega preveč, da želi vse skupaj prodati in iti v naravo meditirat
- nikoli ni dovolj dobro oz. ne izplava iz TODO liste
- se počuti, kot da je on središče podjetja in ko za 2 tedna odide na oddih rezultati v podjetju padejo, posledično lastnik težko zaupa in spusti kontrolo
- nikoli zares ne odklopi in je stalno na telefonu in rešuje težave
- vodi toliko področij, da ima stalno občutek, da je stalno out-dated

... do bolj mirnega in srečnega življenja, kjer je podjetje tisto, ki nam daje večjo svobodo. Tako finančno, kot časovno. Vsem sodelavcem pa omogoči samostojno & odgovorno delovanje, občutek da lahko kaj sami spremenijo in uživanje v novih izziv. Hkrati pa jasno zapisane odgovornosti, procesi, da vsi delajo po enakem postopku in so pravila za vse enaka.

Zdej pa na delo in get yourself fired.

P.S: Vmes sem ugotovil, da mi kamera ne deluje, tko da dodajam svojo fotko, da bo bolj personal:)

Z veseljem odgovorim na vprašanja in priskrbim dodatne informacije. Lastnik Aljaž je odobril, da lahko objavim osnovne informacije in se mu zato lepo zahvaljujem.

Rok, prva liga tole... Straight way do stanja, ki ga želiš!

Lepo organizirane zadeve. Hvala za delitev!

Google je prenovil svoje Sites in nova verzija izgleda precej manj uporabna za takšne zadeve. A je kaj zanano, bodo stari Sites delovali še dolgo?

Čestitke za projekt in lepo, da deliš(delita).

Pogledal sem video, imam par vprašanj (če niso skrivnost).

Rekel si, da je imelo podjetje okoli 400.000€ letnega prometa in da je šlo za onemanband. Vidim tudi, da za gre za 1 spletno trgovino. Glede na to, da si lahko malce predstavljam, kakšen je obseg dela pri eni takšni spletni trgovini, imam naslednja vprašanja:

1. Koliko člansko ekipo ste morali zaposliti in kakšen je kader? Kakšne taske ima CEO? So vsi zaposleni full time ali se kakšno delo outsourca?
2. Kakšna rast je predvidena po sistematiazaciji? Pa recimo, da se mora team uteči .. kaj se pričakuje za leto 2018, 2019?

mogoče sem spregledal/preslišal.. kdo je odgovoren za to, da je dokumentacija up to date. Lahko vsak ureja karkoli, ste dodeljeni vsak na svoje področje ali kaj podobnega?

Kako zagotoviti, da je res up to date? Po mojih izkušnjah se hitro pozabi to potem dopolniti z novo informacijo ali pa novim navodilom, popravki, ipd. Tedenski, mesečni, letni check ali je vse up to date?

1. Kakšna rast je predvidena po sistematiazaciji? Pa recimo, da se mora team uteči .. kaj se pričakuje za leto 2018, 2019?

Ne poznam konkretnega primera, govorim na pamet. Ampak.

Recimo, da je neto marža pri teh produktih cca. 40% (moralo bi biti več, ampak vzemimo konzervativno vrednost) oz. lastniku konec leta ostane 160k eur za izplačilo. Če predpostavljaš, da želi lastnik obdržati takšne prihodke in, da vsak dodaten zaposleni stane povprečno 24k letno, mora biti rast prihodkov 60k na zaposlenega.

Oz, glede na to, da je 160 jurjev precej soliden letni dohodek za življenje na kanarcih, je lahko rast prihodkov na zaposlenega celo nižja. Lastnik pod črto zasluži malenkost manj ampak se mu sprosti ogromno časa.

Živijo,

Mam konstruktivno pripombo ali dve, dva tri vprašanja in eno huge pohvalo.

Intranet deluje enostaven in so "sanje" nekega zaposlenega, ki pride v firmo. Vse organizirano, vse in one place, zelo cool in všečno - v marsikateri firmi kjer sem delal, sem to pogrešal.

Iz stališča IMerja pa mi tisti tedenski report deluje sigurno preobširen, kaj s tem hočem povedat je, da bi bil moj predlog, da naredite weekly reporte (simple CPO čez kanale in CPL), monthly reporte, ki so podobni temu, ki je sedaj in quarter reporte, ki so še najbolj podobni temu.

Kot IMerju mi je blo vedno najtežje pisat reporte, ker mi je to pod A, vzelo veliko časa, pod B pa so mi bili weekly reporti malce nesmiselni, ker se pomoje v takem obsegu, ki ga imate, razlika kaže na monthly/quarterly ravni. --> beri, en teden ti bom presental under the goal report, razlagati bom moral zakaj in kako je do tega prišlo, v bistvu pa imam plan v glavi (primer: FB pixel se "ogreva"). Ker se bom obremenjeval s tem, ker sem prezental slab report, bom ugasnu campaign in ... mislim, da razumeš?

Sedaj pa vprašanja, če dovoliš :)

• Imate dropshiping?
• Vmes je omenjenih kar nekaj orodij, je kaj free? predvsem me zanima internal CRM za time tracking in toole, ki jih za-to uporabljate.
• Ali si intranet pisal sam ali ekipa?
• Koliko imate zaposlenih?
• Kaj se zgodi, ko klikneš na "weekly reporting" v marketing sekciji, kje imate te reporte shranjene potem? excel doc?
• Kako imate rešen support?
• Kdaj si začel pisati report? Ko je bilo že vse skupaj "postavljeno"? ali s prvim dnem aka, ko si bil še sam?

Vsekakor pa odlična zadeva, to je res nekaj, kar podjetja loči od ostalih. Ne samo zaradi sistematizacije same, ampak prvi stik s firmo - dober zaposlen bo takoj znal ceniti to - po mojem mnenju, jaz bi.

Živjo,

imam to srečo, da sta me Rok in Aljaž povabila k sodelovanju pri sistematizaciji Fitoplus in sem se zato odločil napisati eno tako "insajdersko" mnenje, kako sem jaz, iz prve roke, doživljal ta proces v zadnjih 6 mesecih.

V prvih 2 mesecih našega sodelovanja, sem v večini skrbel za sistematizacijo podjetja preko dokumentiranja procesov in pretty much vsega kar se je dogajalo.

Prav tako sem Roku pomagal pri (strateškem) vzpostavljanju tega sistema zato imam precej dober vpogled na to kako je vplival na samo podjetje.

1. Na začetku sistematizacije, ni nobena stvar pravilna ali napačna. Enostavno se moraš za nekaj odločiti, to stestirati, po vsej verjetnosti zapraviti 3 dni in šele potem imaš občutek katera rešitev je primerna zate (za firmo). Ni dovolj, da samo bereš reviewse po internetu, ker ima vsaka firma svoje potrebe in okoliščine. Edini način je "ouching".

Primer:
Ko smo se odločali o Project management platformi, smo imeli na voljo vsaj 6 platform (Asana, Freedcamp, Teamwork in še mnogo drugih). Naredili smo relativno hiter research in začeli uporabljati eno izmed teh platform. V roku 3 dni se je pokazalo, da enostavno ni za nas in zato smo potem prešli na drugo (Freedcamp), ki ga uporabljamo še zdaj.

Freedcamp ni bil najboljši na review straneh. Je pa bil najboljši za naše osebne potrebe.
Ampak to smo ugotovili šele, ko smo stestirali ostale preko dejanske vsakodnevne uporabe in videli kateri nam osebno najbolj ustreza.

Podobno je bilo pri blog sistemu za magento. Določen modul nam je deloval simpatično, ampak so se v preteklosti dogajali vdori preko njega.
Pregledali smo alternativo. Imel je dobre reviewe in smo se odločili za "ouching".
Iskreno sem mislil, da je "The One".
Po 3 dneh dejanske uporabe, nam je bilo jasno, da niti približno ni dovolj močan za naše potrebe in bomo pač morali "reskirati" s prvim modulom.

Kaj sem se naučil pri tej prvi točki?
Potrebno je dovoliti vaši ekipi (in sebi), da stestirajo zadeve in da je okej, da se celotni testi na koncu čisto ovržejo. To ni nekaj dni - tednov vrženih stran. Na podlagi teh testov smo dobili ideje kako zgraditi temelje katere zdaj uporabljamo že pol leta in jih bomo najverjetneje še več let. Kaj je nekaj "stran vrženih" dni v primerjavi z močnimi temelji na katerih lahko gradiš še leta.

1. Sistematizacija (za uporabnika) je večinoma dokumentiranje dela. Z drugimi besedami ... ekstremno je dolgočasna.

Tudi meni se je na začetku zdelo dolgočasno pisati o tem kam prihajajo obvestila ob x napaki. Nastavljati opomnike za določene člane ekipe, da preverijo določene zadeve na x dan. Napisati kako uporabljati Google Drive :D ...

Sem pa zelo kmalu videl moč tega "dolgočasnega" pisanja.

Bil je vikend in sem ravno bil na PCju, ko je priletelo obvestilo o neki cache napaki na strežniku. Programer ni bil dosegljiv in stran ni delovala. Še dobro, da je en mesec prej zelo natančo dokumentiral problem in rešitev. V roku 5 minut je bila stran back online in vse kar sem potreboval je bilo sledenje njegovim navodilom, ki jih je dokumentiral.

Takih primerov (pa ne samo s programerske strani) je bilo potem vse več in povsod se je izkazalo kako dobro je imeti vse dokumentirano.

Prišlo nam je v navado, da smo začeli takoj dokumentirati probleme. Ker smo enostavno dojeli koliko časa nam prišpara v prihodnosti.

1. Kljub temu, da je vse dokumentirano in lahko novemu članu samo prilepiš link, da si prebere kako vse deluje v firmi pa v praksi ljudje vseeno potrebujejo nekoga, da jih usmerja vsaj prvi teden.

Imel sem primer, ko sem razlagal našemu customer supportu, kako nastaviti UTM link v chatu (da lahko spremljamo prodajo z dejanskih pogovorov). Ni in ni šlo (customer support nima IT backgrounda).

Zato sem se odločil napisati preprosto skripto za naše interne potrebe in posneti video kako jo uporabljati.
Ko sedaj nekdo hoče (tudi če pride nova oseba na to pozicijo) uporabiti UTM link v pogovoru, samo pogleda video in uporabi skripto.

Vsi ogromno privarčujemo na času, ki bi bil potreben za razlago.
Zelo močno omejimo tudi možnosti napake.

1. Zaposlene je treba večkrat opomniti, da morajo uporabljati sistem. Ljudje smo bitja navad in težko je presedlati na nov sistem. Kako najlažje to storiti? Enostavno ne smeš biti na voljo zunaj sistema.

Primer:
Ukinili smo interne emaile, ker poberejo preveč časa in je vse porazgubljeno naokoli.
Vso komunikacijo smo opravljali v Freedcampu in pa na Slacku.

To se ni zgodilo čez noč, ker so se emaili še vedno pošiljali med seboj.
Enostavno nisem več odgovarjal na njih in sem vsem dal samo vedeti, kje je pravilno mesto za takšna vprašanja.

V roku dobrega tedna, ni bilo skoraj nič več email sporočil :)

1. Sam moraš biti največji enforcer in uporabnik sistema.
   Ko ostali vidijo, da sistem deluje, ga tudi oni začnejo uporabljati. Na začetku traja in je veliko pripomb. Po kakšnem mesecu pa si sploh ne znam več predstavljati kako je bilo pred sistemom (kaos).

2. Sistem se vedno razvija. Opazil sem, da nekje v roku vsakih 2 mesecov, sistem toliko zraste in dozori, da potrebuje dober pregled in izboljšave v strukturi. To pa seveda ni noben problem, ker je že vnaprej zastavljen tako, da se lahko širi.

Zaključek ...
Na začetku je zadeva zelo mukotrpna in zgleda ful odveč. Zdi se zapravljanje časa, ker ne prinaša direktno rezultatov.
Ko pa se enkrat začnejo pojavljati problemi, ki se jih spomniš, da si jih rešil že 2 mesca nazaj (ampak si iskreno pozabil kako) pa si zelo vesel, da si takrat zapisal in imaš rešitev v 5 minutah.
Potem kmalu sledijo tudi rezultati, saj vsak zaposleni točno ve kaj mora delati in kje najde informacije :)

Hvala še enkrat Rok, da si me naučil ne samo kako uporabljati sistem ampak tudi kako ga postaviti. :)

Še nekaj bistvenega bi izpostavil, iz lastnih izkušenj.
Zelo pomembno je, da se struktura in sistematizacija vzpostavita čimprej. Idealno je, da se vzpostavljata takoj, četudi ad-hoc in z ne ravno idealnimi orodji. V nadaljevanju ti potem ostaja le optimizacija, saj vsebino že imaš.
Ja, nikoli ni prepozno, se je pa kasneje, precej bolj mukotrpno in dolgotrajno prebijati skozi ves balast, ki se nabere.
Kasneje ko začneš, več human resource-ov in časa bo potrebnega za optimalen rezultat. Časa pa bo vedno manj :)

@pavletic. Ja pri Optiwebu, kjer je formula več ljudi = več billable hours = več denarja, je bilo pri Fitopets več ljudi = enaka prodaja = manj profita. To pomeni, da moraš vedno a) nadomestit proces dela s lastnikom in b) optimizirat biznis model, da na konc prinaša isti profit. Kolk denarja maš ready to burn ti pa daje timespan, kolk časa lahka testiraš biznis model preden greš nazaj na "oneman band" mode.

Če povem iz primera. Fitopets ponuja brezplačna svetovanja, kjer smo zaposlili naturopata. Po testiranju smo videli, da se stvar ne pokriva in pač spremeniš biznis model. Pri oneman band pa noben ne testira kolk je njegovo delo profitabilno, ker vsak gleda generalno ... pač projekt raste in ima profit. Noben pa točno ne ve kaj točno je tisto, kar prinaša profit. Video #1in Video #2.

@till: delamo remote, ni stikov in mora bit nek weekly overview, da so vsi na on the same page. Vsak sodelavec naredi svoj del reporta, eden support, eden prodajo ... CEO/CTO pa potem skup vrže. To ni velik dela.

Ni dropshipping. Internal timetracking -> CRM je freedcamp.com. Intranet sem v začetku pisal sam, ko se je ekipa dodajala, pa je začel vsak svoj del pisal. Število zaposlenih se spreminja glede na spremembo biznis modela. Glej zgoraj. Reporte sem začel pisat prvi teden, lepo po korakih. Najprej sem vključil sam par osnov, naslednji teden korak več, ... tretji teden še support statistika, četrti teden to in to, dokler nisem na koncu podelal vse ključne oddelke in KPI-je. Potem je to prevzel @morc3x, ker je stvar v 90% sistematizirana in daje lastniku pregled kaj se dogaja, ostalim vpogled kaj je za izboljšat in kaj se je naredilo + osnovni feeling kam podjetje gre. To je to.