Od oneman band do sistematiziranega podjetja

20 naročnikov

V Januarju 2017 sem šel na oddih v tujino (Španija), v Februarju pa sem se lotil sistematizirat eCommerce projek, ki tudi deluje v Španiji. Fitopets S.L. Oddih se je spremenil v 2x po 3 mesce delovni šprint.

V 6 mescih smo prišli iz one-man band, ki ve in vodi vse, do sistematiziranega & dokumentiranega podjetja, kjer se je lastnik dejansko odstranil od dnevnih operacij in bil prisoten le na tedenskih sestankih ter po potrebi odgovarjal na vprašanja, ki so se pojavila pri procesu sistematizacije.

Hkrati sem opravljal dvojno delo. Sistematizacija podjetja + prevzel sem CEO vlogo spletne trgovine, ki mi je omogočila velikanski vpogled v delovanje spletne trgovine. Ves pridobljen feedback sem pošiljal na Optiweb, kako optimizirat, izboljšat storitve za trgovce (hvala @Miha Lavtar za priložnost).

Brez ekipe ni nič. Aljaž, Klemen, Julija, Iztok, Patricia, Giulia - so vsi prispevali svoj del v to dokumentirano knjigo podjetja. Hvala! Je bilo precej izzivov, sploh, ker smo vsi remote.

Prvi del videota je kako poteka proces in kakšen je rezultat. Drugi del pa posnamem kasneje in bom dodal v to temo. Bom pa govoril kako sistematizacija dostikrat zadeve popolnoma poruši in postavi na novo.

>>>>>> VIDEO <<<<<<
https://youtu.be/MdYMk4qtKrw

Srčno upam, da bo komu, ki ima občutek:
- da ima vsega preveč, da želi vse skupaj prodati in iti v naravo meditirat
- nikoli ni dovolj dobro oz. ne izplava iz TODO liste
- se počuti, kot da je on središče podjetja in ko za 2 tedna odide na oddih rezultati v podjetju padejo, posledično lastnik težko zaupa in spusti kontrolo
- nikoli zares ne odklopi in je stalno na telefonu in rešuje težave
- vodi toliko področij, da ima stalno občutek, da je stalno out-dated

... do bolj mirnega in srečnega življenja, kjer je podjetje tisto, ki nam daje večjo svobodo. Tako finančno, kot časovno. Vsem sodelavcem pa omogoči samostojno & odgovorno delovanje, občutek da lahko kaj sami spremenijo in uživanje v novih izziv. Hkrati pa jasno zapisane odgovornosti, procesi, da vsi delajo po enakem postopku in so pravila za vse enaka.

Zdej pa na delo in get yourself fired.

P.S: Vmes sem ugotovil, da mi kamera ne deluje, tko da dodajam svojo fotko, da bo bolj personal:)

Z veseljem odgovorim na vprašanja in priskrbim dodatne informacije. Lastnik Aljaž je odobril, da lahko objavim osnovne informacije in se mu zato lepo zahvaljujem.

Če bi kdo rad videl več, kot je na videotu naj me kontaktira na ZS.

Omen in amen. Pa se je začela doba.

Laibachi so napovedali tvoj prihod mighty revolutian:
https://www.youtube.com/watch?v=jOFzTjjZcZw

Kaj pa boste naredili s temi in pankerji?
https://www.youtube.com/watch?v=hMFY1cjt2yM

Roky, kapo dol. :) Da ti uspe "meglo prodajat" in iz tega narediti nekaj zanimivega moraš res biti dober. :) Za to, da si sestavil en FAQ in vpeljal nekaj freeware orodij si porabil z ekipo 6 mesecev, kar je moralo stati več 10k EUR naročnika? Ali sem morda kaj spregledal?

Drugače pa po eni strani se strinjam s tem, da je dobro imeti nekje napisano vse, kar bo nekomu v podjetju v prihodnje prihranilo čas oziroma mu sploh omogočilo da reši nek problem. Ampak tudi tukaj je dvorezni meč in sicer z večih razlogov:

• pravice dostopa: predvsem v večjih pdojetjih je obvezno potrebno omejiti dostop do podatkov in sicer da do določenih lahko dostopajo le določene osebe. Na primer ne more ravno vsak paglavec dostopati do podatkov o računovodstvu ali pa do podatkov, ki lahko ogrozijo poslovanje (predvsem z vidika odtekanja infromacij k konkurenci).

• varnost podatkov: zdaj če imaš nekje zapisano, kako resetirati strežnik preko Cpanela, potem bo treba nekje zapisati tudi gesla za dostop, s čimer se lahko resno ogrozi ogromno stvari. Ena stvar je ta, da ta podatek namerno ali pa nenamerno "odtava k nepooblaščeni osebi", drug pa ta, da nekdo, ki ni vešč po nesreči klikne nekaj kar nebi smel in situacijo še poslabša oziroma še kaj pokvari.

• obsežnost "FAQja": večje kot je podjetje oziroma večjo razširjenost, ki jo ima, več je treba zapisat in potem ko nekdo nekaj potrebuje ali bo dejansko to lahko hitro našel? Poleg tega pa ali se dejansko v npr. 5 letih (kolikor je FAQ "svež") dobi nazaj izgubljen čas, ki se je porabil za stotine ali tisoče besedil (katera se pogledajo morda le nekajkrat letno ali pa celo nikoli, pa še takrat se porabi čas za branje itd.)?

• znanje in izkušnje: v določenih primerih predvsem pri naprednih stvareh imajo določeni že razne izkušnje in znanje, ki ga večina drugih nima. Ali bodo zaposleni pripravljeni deliti to znanje in s tem tvegali da so enostavno zamenljivi z nekom drugim, ki bo koristil njihove izkušnje in znanje?

... Še marsikaj bi se dalo komentirati na to temo, ampak bistvo sporočila je to, da en navaden FAQ+ ni rešitev za dobro sistematizacijo, ker ti lahko naredi več škode kot koristi (tako zaposlenim kot samemu podjetju) in je zadeva zelo različna od podjetja do podjetja.

Roky, v tvojem primeru, ko praviš, da si moral biti ves čas na razpolago in si klub zaposlenimi bil "one man band" - določene stvari rešiš s tem kar si naredil, ampak prav veliko pa ne. Če ti je ta "FAQ sistematizacija" rešila problem, potem si delal nekaj zelo narobe oziroma si imel nesposobne sodelavce ali pa so bili pod prevelikim nadzormom. Da še razložim - če moraš sistemskemu administratorju zapisati kako resetira strežnik, potem je čas, da zaposliš drugega. Če moraš programerju zapisati kako napiše funkcijo, potem je čas, da najdeš drugega... Če moraš čistilki zapisati kako resetira strežnik, potem obstaja velika verjetnost, da bo šlo slej ko prej nekaj narobe. Če moraš programerju zapisati, kako v PS izdela vizitko, potem delaš nekaj narobe (moram napisat zakaj?)... Upam da se do sem strinjate, ker druga stran je pa nek standard, ki ga želiš doseči. Npr. da se programerju da vedeti v katerem sistemu mora delati, na kakšen način,... Da čistilki zapišeš točno kaj se mora čistiti in za specifično opremo kako, čemu se mora izogibati,... Ampak v tem primeru so to neka navodila, ki jih prebere le enkrat (ko pride v podjetje) in je enakovredno oziroma verjetno celo slabše po eni strani od tega, kar se večinoma izvaja - da novo zaposlenega nekdo uvaja nekaj dni/tednov in mu pač vse to pove ustno. Ampak to dejansko nima nobene veze s tem, da je tebe težil "one man band" kljub temu, da si imel sodelavce (ker v tem primeru bi bil obremenjen le nekaj dni ali tednov, ko bi zaposlil novo osebo). Oprosti, ampak jaz v tem ne vidim rešitve, ki jo želiš doseči - delček ja, ne pa vse, pa še s tem kar dosegaš ogrožaš podatke oziroma varnost, če razkrivaš preveč...

Nekak nisem razbral iz postov, videa pa nisem gledal, koliko se je (če se zaradi tega sploh je) dejansko povečal profit (ne dohodek, profit)? Ali je bil to sploh eden od ciljev pri tem?

@bojch: jaz pa gledam na vse skupaj bolj kot na framework za načrtovanje procesov, ki so nujno potrebni pri kompleksnejših organizacijah. Seveda se pričakuje, da bo vsak obvladal svoje področje in bil kreativen v okviru področja, ki ga pokriva, ampak v praksi je treba 'orkester' nekako 'uglasit'.

Podobno kot v fabriki je treba za učinkovit time/cost-management imeti načrtovan proces, task-by-task. Če rabi kreativec za kick-ass design enkrat 80, drugič 120 ur, se vzame sigurno mejo, torej 130 ur, za kar bomo odmerli mesec in pol na časovnici (recimo). Pri tem moramo točno vedeti kakšen bo outcome na določen datum, s tem da upoštevamo ves buffer.

Torej, bistvo vidim v tem, da procese zlagaš skupaj, tako da imajo rep in glavo, ter da lahko v ta proces vključuješ nove deležnike, brez da kompromitiraš (pravočasno in kvalitetno) doseganje ciljev. Ni bistvo v tem, da boš pridigal developerju/designerju kako točno naj reši problem ... bistveno je, da se čas (in stroške) za reševanje problemov (zdefinira,) predvidi, načrtuje in preračuna. Kar je podlaga za zaposlovanje novih kadrov in načrtovanje prihodkov/stroškov, kar na daljši rok pomeni, da se lahko generira dovolj presežne vrednosti za vlaganje v design & razvoj, z namenom da se išče še boljše rešitve, ipd. ipd. FAQ je pri vsemu temu zgolj nek formalizem, dokument, prostor kjer se ugotovitve beleži, ne pa outcome metodologije (vsaj jaz si tako razlagam to, mogoče si je Roky zamislil drugače).

Sam vidim problem nesistematiziranih podjetij predvsem v tem, da je lovljenje rokov in računanje stroškov uganka, vpeljevanje novih kadrov pa zahteva (pre)več časa in se veča prostor za napake, na koncu pa trpi kvaliteta, krivdo se pa zvali na naročnika (ali na 'nesposoben' kader).

Primera dobrih praks tovrstnih frameworkov za načrtovanje procesov sta npr. Scrum metodologija ali Google Design Sprint.

Pa sej to ni nič novega in vsako večje podjetje ima to razdelano s takim ali drugačnim sistemom. En bolj popularnih je iso9001.
Za podjetje s samo par zaposlenimi pa včasih tako obsežen sistem ni potreben in Roky se je lotil bolj kot ne enega takih bolj custom zadev.

Vedno pa imaš težavo, do kje iti s tem. Najpej rečeš, bomo naredili sistem, kjer se ne boš mogel izgovarjat na "rekla-kazala". Nazadnje imaš pa izgovor "sej tam tko piše".

@bojch: Permissions? LastPass? FAQ je do ene mere, potem je nek never ending discussions - enotna baza podatkov, kjer lahko searchaš in pobereš informacije iz komunikacije preteklih let? Če zaposliš nekoga, ki ne deli znanje ne bi rekel, da je tvoj biznis prav zdrav, naslednjo sekundo si brez njega pečen? Kar kliče po izsiljevanju. Tudi onemogoča, da bi kdo prišel v ta proces in ga pogledal iz svojega konca, ko vsak drži svoj konec. Hkrati tut onemogoča rast, ker se ne deli in stalno gleda, da bo ja imel vse pod kontrolo.

FAQ je le prvi korak, ko ti dobiš vse informacije od lastnika. Že to je velik korak za večino manjših podjetnikov, ki jih skrbi vsaj to kar tebe + še mnogo tega. Je pa prvi korak od A do Ž, ko imaš potem 100 sodelavec. Brez prvega koraka ne gre. Razen, če si super ninja 16 ur na dan dela. Marsikaj bi se dalo še komentirat in dokazovat, ampak je včasih nesmiselno, ker nekdo mora to doživet, da sploh razume. Moj namen je pokazat iz izkušenj kako to gre.

Bistvo pa je, da ko vidiš kako se človeku spremeni življenje, kako gre iz 12-16 urnega delavnika v normalni delovnik, ko podjetje raste, ko so sodelavci bolj samostojni ... potem veš, da si na pravi poti.

@Matjaž: Prvi proces je lastnika sploh odstranit. Težko boš takoj zadel terno s profitom, razen, če je kot Optiweb = more co-workers = more billable hours = more money. Če gre za products selling, moraš dobit najprej biznis model, ki deluje brez ownerja. Torej 1.) FAQ / pridobit vse informacije 2.) nadomestitev ownerja s sodelavci in testiranje kaj deluje in kaj ne, kje spremeniti biznis model 3.) expand working business model. S tem, da bi 3. točki ownerja večinoma ni več ali je vpleten le tam, kjer mu je to passion. Tam se potem začne profit delat.

@ž: Točno tako. Kot lego kocke, ko sestavljaš. Scrum TOP!

Ni nič novega, poznam pa v Sloveniji skoraj vsakega poslovneža, ki mi ni uspelo priti ven iz te zanke. Vse pa je proces. Če hočeš postat vegan, greš po procesu. Enako je za podjetje. Ko prideš do 100 ljudi, je sistem čist drugačen, so drugi izzivi. Spet vprašanje koliko denarja / sodelavec imaš, koliko ljudi ti še pomaga, si one-man band ali 10 ljudi. Vse to je odvisno od tega kako se boš tega lotil, kakšne sisteme / crm-je uporabljaš, koliko delaš, si transparenten, ali čisto strikten, ... vse te odločitve potem pomenijo uporabo določenega frameworka, tehnoloških rešitev.

Ena stvar me je nekoliko zmotila in upam, da se zavedaš, da ga ni protokola, pravilnika, predpisa, ukrepa, ki bi pri zaposlenih povišal empatijo (deliti lastno znanje z ostalimi). Znanje tretiramo kot vrlino, kvaliteto, kot pravijo "več znaš več veljaš" in vsi si želimo biti več vredni v očeh drugih...simpl princip, zaradi katerega se oklepamo lastnih adutov :) Doživel, bral o tem, poslušal,...vem :)
Zadevo rešuješ z višanjem zaupanja znotraj ekipe in med ekipami, kar pomeni, spoštovanje dogovorov, fairness itd...v osnovi pomeni, da imaš OK zaposlene, z OK lastnikom :)

To je res, če ljudje nočejo deliti znanja, ga pač nočejo. Ampak pri takih je bila napaka narejena pri hiring procesu in jih je pač treba odpustiti.

Vsekakor pa obstajajo protokoli, ki povečajo deljanje znanja, in če tukaj uporabljaš habit loop (trigger, action, reward - oziroma kakorkoli že poimenuješ te korake) se le-ta lepo zvišuje. Pri nas smo te stvari točno za sharing uporabljali oziroma jih uporabljamo in so močno pomagale pri tem da zaposleni vsak dan konec dneva delijo kaj so se naučili.

Jest pa ne vem zakaj tolko fame okol tega deljenja znanja. Meni se je to namreč doskrat očitalo, pa ni res, zelo rad delim znanje, samo mi je bil time waste, da sem mogu celi firmi razlagat zakaj sem nekaj targetiral tako in nekaj tako.

Ali pa kako se pa to naredi? Mislim zakaj bi sedaj jest country managerju in mogoče še celo "šefu" razlagu zakaj sem to naredil tako? Zafilal si luknjo z mano, luknjo v kateri pač jaz znam nekaj kar ostali "načeloma" ne oz. ti. Če mi ne zaupaš, me pač odpusti in the first place.

Kakor koli že, sem pa že imel pristen pristop v smislu, jaz bi se to res rad/a naučil/a mi lahko pomagaš po šihtu za 2 uri? To sem pristal brez problemov.

Se mi zdi, namreč, da nekoga hitro "obtožijo" ne deljenja znanja, v bistvu pa se gre potem samo za neko nepotrebno obtoževanje in pa seveda, kaj pa če bi to raj tko? JA KAJ PA ČE RAJ NEBI!