Od oneman band do sistematiziranega podjetja

20 naročnikov

V Januarju 2017 sem šel na oddih v tujino (Španija), v Februarju pa sem se lotil sistematizirat eCommerce projek, ki tudi deluje v Španiji. Fitopets S.L. Oddih se je spremenil v 2x po 3 mesce delovni šprint.

V 6 mescih smo prišli iz one-man band, ki ve in vodi vse, do sistematiziranega & dokumentiranega podjetja, kjer se je lastnik dejansko odstranil od dnevnih operacij in bil prisoten le na tedenskih sestankih ter po potrebi odgovarjal na vprašanja, ki so se pojavila pri procesu sistematizacije.

Hkrati sem opravljal dvojno delo. Sistematizacija podjetja + prevzel sem CEO vlogo spletne trgovine, ki mi je omogočila velikanski vpogled v delovanje spletne trgovine. Ves pridobljen feedback sem pošiljal na Optiweb, kako optimizirat, izboljšat storitve za trgovce (hvala @Miha Lavtar za priložnost).

Brez ekipe ni nič. Aljaž, Klemen, Julija, Iztok, Patricia, Giulia - so vsi prispevali svoj del v to dokumentirano knjigo podjetja. Hvala! Je bilo precej izzivov, sploh, ker smo vsi remote.

Prvi del videota je kako poteka proces in kakšen je rezultat. Drugi del pa posnamem kasneje in bom dodal v to temo. Bom pa govoril kako sistematizacija dostikrat zadeve popolnoma poruši in postavi na novo.

>>>>>> VIDEO <<<<<<
https://youtu.be/MdYMk4qtKrw

Srčno upam, da bo komu, ki ima občutek:
- da ima vsega preveč, da želi vse skupaj prodati in iti v naravo meditirat
- nikoli ni dovolj dobro oz. ne izplava iz TODO liste
- se počuti, kot da je on središče podjetja in ko za 2 tedna odide na oddih rezultati v podjetju padejo, posledično lastnik težko zaupa in spusti kontrolo
- nikoli zares ne odklopi in je stalno na telefonu in rešuje težave
- vodi toliko področij, da ima stalno občutek, da je stalno out-dated

... do bolj mirnega in srečnega življenja, kjer je podjetje tisto, ki nam daje večjo svobodo. Tako finančno, kot časovno. Vsem sodelavcem pa omogoči samostojno & odgovorno delovanje, občutek da lahko kaj sami spremenijo in uživanje v novih izziv. Hkrati pa jasno zapisane odgovornosti, procesi, da vsi delajo po enakem postopku in so pravila za vse enaka.

Zdej pa na delo in get yourself fired.

P.S: Vmes sem ugotovil, da mi kamera ne deluje, tko da dodajam svojo fotko, da bo bolj personal:)

Z veseljem odgovorim na vprašanja in priskrbim dodatne informacije. Lastnik Aljaž je odobril, da lahko objavim osnovne informacije in se mu zato lepo zahvaljujem.

@til

Tudi jaz se srečujem s podobim problemom v firmi. Določeni ljudje ne želijo deliti znanja oz. mm ne sodelujejo v skupinskem tozdu. To vedno rešujem z odpuščanjem, ker je firma ustrezno sistematizirana in redundančna, tako da ni nihče nepogrešljiv in ni nobene izgube, če se občasno odpusti kakšnega pametnjakoviča, ki vsem serje po glavi.

Vendar mi ni vseeno in zelo nerad odpuščam ljudi. Ali obstaja kakšna druga možnost, da bi skeptike, ki ne verjamejo v obče dobro firme, deljenje znanja in pomaganjem sodelavcem, kako drugače prepričal ?

Ali je bolje take izolirati od ostalih, da ne pokvarijo vzdušja ali se jih kako da prepričati v skupinsko hipnozo ?
(klasične gej bonitete ..xbox, biljard, skupinski šport, kosila, flexi work, remote work, mikro keš krediti, polletni bonusi, motivacijski nagovori,.. vse to je že aktivno).

ahm ... "odkupiš znanje" ... oziroma seznaniš ga z dejstvom , da je polovica razlike od kikirikejev do njegove dejanske plače namenjena "nakupu" njegovega znanja ?

... seveda pa to ne gre skozi, če je plačilo v kikirikijih in tak človek znanja ne bo pro(e)dal naprej ...

hanyo, ideja, ki stoji tudi za delitvijo znanja je, da če imaš enkrat stvari potrackane v svoji firmi, lahko ljudem na podlagi deljenja znanja izplačuješ nagrade.
Recimo, nekdo pri svojem projektu pogrunta, da lahko task naredi z orodjem X in tako skrajša ta task iz 1 ure na 10 minut.
To znanje deli, po pregledu se ta ideja sprejme in doda v workflowe. Torej sedaj trije (10, 100?) ljudi uporabi to in svoje taske naredi hitreje. In je firmi prinesel XXX€. zato ga lahko ti nagradiš z 10 % od XXX€.
Seveda je to samo en način. VSekakor pa poglej habit loop, stvar ki zelo pomaga pri tem, da ljudje bolj začnejo to delat.
Če so pa kmeti, so pa pač kmeti.

@hanyo, tu ne boš zmagal z nobenimi nagradami. In vse se pač ne da napisat v neke registre in crmje. Kader mora imeti v glavi tisto staro tovariško (vsi za enega, eden za vse), zraven se zavedat, da ni nepogrešljiv in razumet pojem "zaposlen".

Kot jaz razumem tu ne gre toliko za prenos znanja (čeprav je jasno tudi to dobrodošlo) ampak za splošne informacije in postopke.

Po kakšnem postopku se odpremi pošiljko, kako se reagira ob reklamaciji, kje se nahajajo določeni podatki, kako se odgovori stranki če sprašuje o določeni stvari, po kakšen postoku se nabira linke, ... je samo par primerov.

Namesto, da vedno znova nekdo sprašuje po tem, gre enostavno pogledat v dokumentacijo. Če tega ni v dokumentaciji, vpraša in nato zapiše. Tako naslednjič ne bo rabil več vprašati (če bo pozabil) in tudi drugi bodo našli to informacijo. V nasprotnem primeru se zgodi, da nekdo vpraša isto stvar tudi večkrat, sodelavec pa bo čez par mesecev spet isto spraševal.

Jaz tu ne vidim problema.

Oprosti @Roky, zdaj je šlo preveč negativnega nate (pa si verjetno niti ne zaslužiš), ne jemlji mojih izjav preveč osebno, raje bolj dobronamerno. Ne vem, ali ti Optiweb pač plačuje za tak marketing (kaj si čaral pri njih sem nekaj že bral, ko si pisal) ali si se želel samo pohvaliti z nečim novim, ki ti je všeč delat pa je izpadlo malo narobe... ne vem, drugič namesto da nam daš brati celega spisa in dolgega videa (čeprav ta je samo 10 min, še ni krize, ampak take stvari se potem kmalu sprevržejo v večurni neuporaben dolgčas), napiši v nekaj stavkih kaj si počel in če bi se komu rad zahvalil (še vedno lahko narediš reklamo za optiweb) pa mogoče še priporočiš, da kdo kaj kupi v trgovini... Glej, par stavkov pa bi imel verjetno enkup plusov, čestitk (tudi jaz bi čestital, ker vseeno moraš biti sposoben da ti nekdo plačuje za to kar delaš), pa morda še kakšno naročilo... Če si imel pa res namen POMAGATI komurkoli tukaj, bi pa lahko zapisal drugačno besedilo oziroma posnel drugačen predstavitveni video (ne toliko prikrito marketinško naravnano), in pa pripel morda tale FAQ zazipan (ali pa vsaj del njega), da morda kak uporabnik dejansko ima kaj od te pomoči, ker zdaj res ne vidim kaj bi kdo imel karkoli od tega, razen da je izvedel da lahko napiše en FAQ za basic tasks in morda spoznal nekaj free orodij, ki bi mu prišle prav...

Vidi se, da si pač nekaj časa programiral, potem odprl firmo, ki si jo dokaj hitro zaprl (prodal), poskusil nekaj projektov, ki so propadli, sedaj pa tipaš še malo druge segmente, kjer se ti zdi, da se da monetizirati oziroma lahko nekaj zaslužit (oziroma kolikor vidim preko Optiweb - dokler imajo dovolj dohodka za take hece je še super). To kar delaš, oziroma skušaš predstaviti je za majhna podjetja, kjer se neke večje škode ne more naredit - če gledam IT, recimo tudi če ti kdo podre strežnik ti je vseeno, imaš na nekem disku par tednov star backup, prineseš ko prideš z morja... :) Za tako firmo je to res dovolj, en FAQ, par free orodij in delamo... Za karkoli resnejšega je pa to popolnoma neprimerno. Še enkrat ponavljam, ne rečem, da je s "FAQ" karkoli narobe, v neki meri ga skoraj v vsakem podjetju uporabljajo, samo razlika je, ali ti daš telefonistu v firmi FAQ kjer mu piše le kaj mora govoriti, drugo pa je da mu daš informacije oziroma dostop do bančnih računov, infomacije o vseh geslih strank,... Če se požvižgaš na varnost oziroma dostopnost podatkov (permissions), potem po mojem mnenju ne moreš delati sistematizacije v podjetju. Če pa delaš nek splošen FAQ (kot je zapisal ernest1a), potem pa temu ne moreš ravno reči sistematizacija oziroma delati nekega velikega pompa okrog tega.

Roky:
Če zaposliš nekoga, ki ne deli znanje ne bi rekel, da je tvoj biznis prav zdrav, naslednjo sekundo si brez njega pečen? Kar kliče po izsiljevanju.

Določene stvari ja, predvsem kar se je naučil oziroma izdelal v pdojetju, kar je pa prinesel s sabo (pa čeprav le v glavi) je pa drugo. Tako da tukaj te ne more izsiljevati, ker izsiljuje te potem lahko že na razgovoru za delo, če me razumeš?

Roky:
...Bistvo pa je, da ko vidiš kako se človeku spremeni življenje, kako gre iz 12-16 urnega delavnika v normalni delovnik, ko podjetje raste, ko so sodelavci bolj samostojni ... potem veš, da si na pravi poti.

Na koga je to letelo? Na lastnika Fitopets, ali na tebe? Če na tebe, potem jasno da od tega, da si direktor, pa do tega, da si samo zaposlen (oziroma da ti dajo za vodit neko spletno trgovino ki že ima zaposlene, ki vedo kaj delati - oziroma če ne vedo si jih sedaj poučil v pol leta :) ) in imaš nek urnik oziroma imaš le nek projekt in si sam razporediš delo....ne moreš primerjat... Če pa misliš na lastnika Fitopets pa vsa ta "sistematizacija" mu ni naredila 0, če mu je, potem žal ni za direktorja, če si moral ti naučiti zaposlene kaj naj delajo... Ne vem, zakaj bi mu s tem prihranil toliko časa, razen za takrat, ko najame NOVO osebo, pa še to - zakaj bi njemu kratil čas, uvaja naj ga nekdo od zaposlenih, če pa ni nikogar, ki bi ga lahko papač si vzame nekaj časa ampak da uvedeš čisto nov kader mu tvoj FAQ 0 ne pomaga, ker še ni spisan, razen če je zdaj porabil toliko časa da ti je vse razložil (še za neobstoječe kadre) da ga nikoli ne bo dobil toliko nazaj. :)

Pa samo ena zadeva še "one man band" je ponavadi 1 oseba, ki opravlja vse, ne moreš omenjati tega v firmi z večimi zaposlenimi, saj zaposleni so zato da delajo za kar so zaposleni ne pa da tebe gledajo in se čudijo tvojim stvaritvam. :)

Roky:
Prvi proces je lastnika sploh odstranit.

Od dela? Zlahkoto, zaposli sposobnega direktorja (CEO) in je zadeva rešena. Pa kaj si s tem rešil? Delo 1 osebe prenesel na drugo. :) Temu se reče sistematizacija? Pa zato, da nek lastnik (razen če ni le investitor) lahko le leži in občasno opravi nadzor moraš imeti zero stabilno firmo (ali pa kup denarja), ne pa nek začetek brez zaposlenih. :)

Roky:
Torej 1.) FAQ / pridobit vse informacije 2.) nadomestitev ownerja s sodelavci in testiranje kaj deluje in kaj ne, kje spremeniti biznis model 3.) expand working business model.

Torej ti bi firmo, ki jo upravljajo zaposleni? :) Mogoče v zelo redkih primerih to deluje, v večini pa ne... Pa tukaj bi lahko napisal cel spis, pa se mi ne da, res ne ker taka izjava oziroma cilj je čisto mimo. Če si pa slučajno mislil, da lastnik določi nekega vodjo oziroma CEO, potem pa je vsa tvoja sistematizacija zamanj...

Saj vem, kaj ti želiš doseči oziroma kaj so ti sanje - ti si direktor/lastnik, imaš X zaposlenih, ki vedo kaj delati in vsak naredi kar mora brez da tebe vsak sprašuje če je to OK, kako to narediti, koliko to zaračunati,... Stranke ne kličejo tebe ampak določene zaposlene,... Zraven imaš pa še nekje zapisano (FAQ) kako poteka poslovanje posemeznega kadra, da pač ko je kdo odsoten in nima enakovredne zamenjave (torej imaš 1 čistilko, ta je na bolniški in ni nadomestila in moraš najeti drugo ali pa prositi hišnika, da najnujnejše zrihta), da je nekje napisano kako opraviti najnujnejše da poslovanje začasno poteka nemoteno (ali pa če zaposliš novega, spozna celoten sistem dela). Imam prav? Kaj rabiš poleg tistega FAQja, ki se spiše v parih dneh/tednih? Sodelavnce oziroma sposoben kader... To je vse... Kaj je tukaj za bluzit in delati iz tega nevem kaj? Res ne razumem, pa če žeiliš iz "one man band" priti do sistematiziranega podjetja z X zaposlenimi moraš obvezno zaposliti ljudi, če ne boš imel zaposlenih v "one man bandu" lahko sam prebiraš FAQ ob prostem času (kolikor ti še ostane od 18 delovnih ur).

@hanyo, za podjetje je res najbolj zdravo to, da je vsak pogrešljiv. Da se vsakega da zamenjati. Ampak to lahko dosegaš šele potem, ko je firma stabilna in redno prinaša dober denar, v manjših podjetjih še začetni kader težko dobijo sposoben, kaj šele da bi lahko posameznika kdo nadomeščal. Pa če dam to na stran, kaj je sedaj bolj gnilo:

1) kot delavec reči jaz vsega svojega naprednega znanja (katerega sem pridobival več let) ne dam kar tako na razpolago lenuhom, ki me bodo morda izrinili iz firme, ker bodo cenejši, jaz pa od tega ne bom imel 0 razen knižice in napotitev na zavod za zaposlovanje,

2). Kot direktor reči zaposlenim, če ne želijo deliti znanja bodo odpuščeni. Ko boste razdelili vse napredno znanje in boste nadomestljivi s 3x cenejšim delavcem boste verjetno odpuščeni (pa ne se preveč v tole zadnje obregnit, ker verjamem, da morda "v tem trenutku" tega ni v planu in tega nikakor ne bi rekel, ampak realnost je žal taka, če pride kriza bo on najprej letel, če bo bolje plačan od drugih, znanje bodo imeli pa vsi enako).

No, realno imata oba malo prav, malo pa tudi ne, ampak žal sem jaz malo bolj nagnjen k delavcu - ne rečem za neko osnovno poslovanje oziroma neko jedro (kot ga omenja ernest1a), ampak glede nekega znanja oziroma rešitev pa nek grd način ne bo uspešen.

Je pa zelo odvisno k katerem kadru govorimo. Če recimo vzamemo prodajo te nekdo lahko nauči vse, kaj govoriti, komu, kdaj.... pa ne boš uspešen... Jaz imam v prodaji enega ki je res uspešen, pa sem mu dal že na desetine ljudi (tudi nekaj TOP tržnikov - natega ampak pustimo sedaj to), da jih nauči in jim je povedal ogromno nekateri so bili tudi z njim na sestankih, v pisarni spremljali klice in vso komunikacijo po več dni/tednov... Pa nič, malenkostne spremebe so, nihče mu pa ne seže niti do kolen... Tako da prodajo moraš imeti "v krvi", nemore vsak prodajati pa mu lahko spišeš tisoč FAQjev pa narediš sistem, ki bo najbolši na svetu...

Preseren:
hanyo, ideja, ki stoji tudi za delitvijo znanja je, da če imaš enkrat stvari potrackane v svoji firmi, lahko ljudem na podlagi deljenja znanja izplačuješ nagrade.
Recimo, nekdo pri svojem projektu pogrunta, da lahko task naredi z orodjem X in tako skrajša ta task iz 1 ure na 10 minut.
To znanje deli, po pregledu se ta ideja sprejme in doda v workflowe. Torej sedaj trije (10, 100?) ljudi uporabi to in svoje taske naredi hitreje. In je firmi prinesel XXX€. zato ga lahko ti nagradiš z 10 % od XXX€.
Seveda je to samo en način. VSekakor pa poglej habit loop, stvar ki zelo pomaga pri tem, da ljudje bolj začnejo to delat.
Če so pa kmeti, so pa pač kmeti.

Se popolnoma strinjam, sploh če ga za to nagradiš (za velik del zaposlenih je to dovolj dobra motivacija, da delijo znanje). Drugo je pa, da od nekoga nekaj zahtevaš in mu zraven po možnosti še groziš... Pa spet - odvisno za kaj gre, sploh v IT večino stvari tako ali tako ne moreš skrivat zase. Ali pač?

ernest1a:
Kot jaz razumem tu ne gre toliko za prenos znanja (čeprav je jasno tudi to dobrodošlo) ampak za splošne informacije in postopke.

Po kakšnem postopku se odpremi pošiljko, kako se reagira ob reklamaciji, kje se nahajajo določeni podatki, kako se odgovori stranki če sprašuje o določeni stvari, po kakšen postoku se nabira linke, ... je samo par primerov.

Namesto, da vedno znova nekdo sprašuje po tem, gre enostavno pogledat v dokumentacijo. Če tega ni v dokumentaciji, vpraša in nato zapiše. Tako naslednjič ne bo rabil več vprašati (če bo pozabil) in tudi drugi bodo našli to informacijo. V nasprotnem primeru se zgodi, da nekdo vpraša isto stvar tudi večkrat, sodelavec pa bo čez par mesecev spet isto spraševal.

Jaz tu ne vidim problema.

Ja, malo se je že zašlo - hitro lahko gledaš širše. :) Ampak nek tak splošen sistem vzpostavit in zapisat ne rabiš pol leta (skupaj z kipo X soldevacev). :) Take stvari ima skoraj vsako podjetje napisano (sploh IT), tudi take s samo 1 zaposlenim - tudi jaz si veliko zapišem samo zase, ker ve, da bom pozabil slej ko prej...

Večja težava je ta, ki sem jo omenil v prvem odstavku. Da tole ni ravno nekaj s čimer bi si kdorkoli lahko kaj pomagal, ampak kaj drugega...

Upam da nisem spet koga preveč užalil, pač vsaka zadeva ima 2 strani in vsak zagovarja eno - jaz rad pogledam obe in v bistvu ima vsak po svoje malo prav, kako se zadeva uredi v firmi je pa druga zgodba. Tudi "najboljše" firme so znotraj gnile, na zunaj so pa zlate (to samo toliko omenjam, ker se v zadnjih tednih eno firmo v medijih tako prikazuje, kot da je zlata meka, če bi vedeli kaj je zadaj bi bila pa zgodba čisto obratna). Pač marketing oziroma branding dela svoje in če ti supe zaslepit večino si izgleda uspešen. :)

No, jaz claimam stari rock v tej temi. Ekskluzivno je zdaj moj in mi lahko pišete na ZS za več informacij.

Javno se pa odrekam sistematizaciji, ki bo kot trajen monument ostala osebi Rokyju.

Ja, malo se je že zašlo - hitro lahko gledaš širše. :) Ampak nek tak splošen sistem vzpostavit in zapisat ne rabiš pol leta (skupaj z kipo X soldevacev). :) Take stvari ima skoraj vsako podjetje napisano (sploh IT), tudi take s samo 1 zaposlenim - tudi jaz si veliko zapišem samo zase, ker ve, da bom pozabil slej ko prej...

You wish. V resnici ima take stvari peščica podjetji, sploh tistih, ki rastejo spontano iz neke obrti. Mogoče je v IT sektorju sistemizacija in dokumentacija vsega malo bolj pogosta, ampak vseeno niti približno ne dovolj.

Večina manjših podjetji in obrtnikov nima niti približno organiziranih poslovnih procesov.

Večja težava je ta, ki sem jo omenil v prvem odstavku. Da tole ni ravno nekaj s čimer bi si kdorkoli lahko kaj pomagal, ampak kaj drugega...

Optiwebu je očitno pomagalo. Fitopestu tudi. To sta 2 real life primera, kjer je Roky naredil svoje delo, naročnik pa je bil očitno več kot zadovoljen.

sasok; se strinjam ja, v drugih panogah je tega res malo (ponekod je tudi težko če ne celo nemogoče narediti nek "FAQ", sploh kaka obrtniška dela - ampak neke osnovne smernice se pa vseeno da, samo kaj ko se takim ne da gledati na računalnik, še v IT sektorju raje kličejo oz. sprašujejo, čeprav imajo to nekje napisano...), jaz sem mislil bolj na IT (še tu sicer bolj okrnjeno ampak je kar nekaj - na takšne in drugačne načine oziroma v različnih aplikacijah, vse od html, word,lastne aplikacije,...vse do mailov - ja tudi to sem že videl, da so imeli vse podatke na enem lokalnem mailu pa presenetljivo dobro se je dalo uporabljati).

Glede tega, da s tem je malokomu pomagal sem pa mislil tu na forumu (npr. če bi dal na razpolago FAQ, ali pa vsaj del - npr. del kjer so napotki za magento, to bi tu vrjetno prišlo prav večim osebam). Glede tega komu je pa Rokyjevo delo pomagalo pa se strinjam - vsem, ki so s tem zaslužili, od Rokija, optiweba, njihovih zaposlenih ki so sodelovali na projektu,... Na tem mestu se lahko vprašaš le, če je bil naročnik zadovoljen- če je, potem super zanj (čeprav glede na prebrano, mene Roky ni prepričal, da bi bil naročnik zadovoljen s tem - oziroma lahko da je, ampak je vse skupaj preplačal in bi za ta denar lahko dobil precej več - pol leta plačevati neki ekipi za FAQ in uporabo nekih free orodij za lažje delo zaposlenih... ni bilo poceni... AMPAK PONAVLJAM, to je le moje mnenje iz prebranega in pogledanega kar je povedal Roky, mogoče je zadaj še kaj več kot to, pa Roky pač tega ni napisal, ne vem).

Glede tega, da s tem je malokomu pomagal sem pa mislil tu na forumu (npr. če bi dal na razpolago FAQ, ali pa vsaj del - npr. del kjer so napotki za magento, to bi tu vrjetno prišlo prav večim osebam).

Zakaj? Saj niso samo programerji na forumu.

Če si iz vsega prebranega in pogledanega uspel izljuščiti le FAQ, potem očitno nisi dobro prebral. Organizacija delovnih procesov je precej več kot FAQ, to je samo prvi korak.

Sicer sem jaz dolga leta nazaj napisal en post, ki ni niti približno tako strukturiran kot tale course od Rokyja, imaš pa not nekaj konkretnih dokumentov, ki sem jih uporabljal v eni firmi.

http://www.internetmojster.com/spletni-posel/nekaj-materiala-za-vodenje-webdesign.html

Kolikor gledam, so stvari že precej outdated, ampak mogoče bo pa komu kaj koristilo.